Mutuas de Trabajo y LOPD

Las Mutuas de Accidentes de Trabajo  y Enfermedades Profesionales acceden continuamente para el desarrollo de su labor a los datos de los trabajadores de sus empresas-clientes, cuando dichas empresas   las contratan para la cobertura de contingencias o como servicio de prevención.

Aparentemente,  dichas Mutuas podrían encarnar la figura del Encargado de Tratamiento del artículo 12.1 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, según el cual:

No se considerará comunicación de datos el acceso de un tercero a los datos cuando dicho acceso sea necesario para la prestación de un servicio al responsable del tratamiento.

Este tipo de acceso a datos tiene una regulación especial, determinada en los apartados 2, 3 y 4 del referido artículo 12.

No obstante, la Agencia Española de Protección de Datos ha querido dejar claro que las Mutuas no son encargadas de tratamiento, sino directamente responsables de fichero.

Así se manifiesta en sus informes nº 350/2009 y 189/2008, por ejemplo, y merece la pena conocer las palabras literales que en el primero se emplean y que son las siguientes:

Tanto las Mutuas como las empresas de Prevención de Riesgos Laborales cuando proceden al tratamiento de los datos de los trabajadores de sus empresas clientes, lo hacen en calidad de RESPONSABLES, por cuanto el acceso a los datos de los trabajadores se produce por imperativo legal en su condición de entidades colaboradoras de la gestión de la Seguridad Social (artículo 68 de la LGSS, Real Decreto Legislativo 1/1994, de 20 de junio) o prestadoras del servicio de prevención de riesgos laborales, si para ello han sido elegidas por la empresa respectiva en aplicación del artículo 30.1 de la Ley 15/1995, de Prevención de Riesgos Laborales.

Por ello, entre empresa y Mutua o empresa de Prevención, no tendrá que existir contrato de acceso a datos del artículo 12.2 en estos supuestos.

Acceso a historial medico de fallecidos

El artículo 18.4 de la Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente establece que:

Los centros sanitarios y los facultativos de ejercicio individual sólo facilitarán el acceso a la historia clínica de los pacientes fallecidos a las personas vinculadas a él, por razones familiares o de hecho, salvo que el fallecido lo hubiese prohibido expresamente y así se acredite. En cualquier caso el acceso de un tercero a la historia clínica motivado por un riesgo para su salud se limitará a los datos pertinentes. No se facilitará información que afecte a la intimidad del fallecido ni a las anotaciones subjetivas de los profesionales, ni que perjudique a terceros.

De cara a la normativa de protección de datos, qué duda cabe de que los datos médicos tienen la consideración de datos de carácter personal y además, de los considerados especialmente protegidos por el artículo 7 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

Se plantean dudas y problemas en caso de fallecimiento de una persona: ¿se puede acceder a su historial médico? La norma citada al comienzo de esta entrada, lo permite sólo en ciertos supuestos: personas vinculadas al fallecido por relación familiar o de hecho (excepto si él lo hubiera prohibido expresamente).

Fuera de los mismos, no procede, salvo que hubiera un consentimiento expreso del fallecido, o salvo los casos previstos por la propia LOPD (cesión de datos a la autoridad judicial o administraciones públicas).

Por otro lado, los familiares de una persona fallecida pueden dirigirse al profesional o centro médico para que proceda a cancelar el historial médico de aquélla (artículo 2.4 del Reglamento de desarrollo de la LOPD), comunicando el fallecimiento y acreditándolo debidamente.

Este derecho es extensible a cualquier otro responsable de fichero que pueda tener datos del fallecido, al que igualmente se podrán dirigir los familiares para solicitar la cancelación.

Conservacion datos medicos

De gran interés me parece el informe de la Agencia Española de Protección de Datos nº 188 del año 2011, en el que se trata el tema de la conservación de los historiales médicos, cuestión relacionada con la salud y de enorme trascendencia vital, que por tanto nos debe preocupar a todos.

Como principio general, el artículo el artículo 4.5 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter personal establece  que:

Los datos de carácter personal serán cancelados cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual hubieran sido recabados o registrados.

Qué es el historial clínico nos lo dice la Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica, en su artículo 14.1:

Conjunto de los documentos relativos a los procesos asistenciales de cada paciente, con la identificación de los médicos y de los demás profesionales que han intervenido en ellos, con objeto de obtener la máxima integración posible de la documentación clínica de cada paciente, al menos, en el ámbito de cada centro.

Sin duda, a nadie se le escapa la trascendencia que tienen los historiales médicos, y son precisamente los profesionales de la medicina y los centros médicos los responsables de su gestión y custodia.

La citada Ley 41/2002, impone la conversación del historial durante al menos 5 años, incluidos los supuestos de cese en el ejercicio de la profesión (supuesto este en el que los historiales podrían pasar a estar bajo custodia del correspondiente Colegio profesional; o bien de otro médico, si así lo ha solicitado el propio paciente).

Pasado ese plazo, se procederá a su cancelación.

Y ojo, que es un error muy común entender que cancelación es igual a borrado de datos (de historial, en este caso). No es correcto. El artículo 16.3 de la LOPD dice claramente que:

La cancelación dará lugar al bloqueo de los datos, conservándose únicamente a disposición de las Administraciones públicas, Jueces y Tribunales, para la atención de las posibles responsabilidades nacidas del tratamiento, durante el plazo de prescripción de éstas. Cumplido el citado plazo deberá procederse a la supresión.

O sea, que no se procederá al borrado inmediato de historiales médicos pasados los cinco años, sino simplemente a su bloqueo.

Tratamiento de datos por abogados y procuradores

En el año 2000 la Agencia Española de Protección de Datos emitió un informe titulado TRATAMIENTO POR ABOGADOS Y PROCURADORES DE LOS DATOS DE LAS PARTES EN UN PROCESO.

Se trataba de analizar si los abogados y procuradores tenían que recabar el consentimiento de sus clientes y de la parte contraria para poder llevar a cabo su defensa o representación procesal.

 En aplicación del artículo 6.2 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, el consentimiento del cliente no es necesario, ya que existe una relación contractual con el profesional, para la que se han facilitado precisamente sus datos personales.

¿Y qué sucede entonces con los datos de la parte contraria? En cualquier reclamación o demanda, los datos personales de la parte contraria tienen que ser utilizados y manifestados en los escritos para poder ejercitar el derecho de defensa o la representación del cliente. De otra manera sería imposible presentar una denuncia, querella, demanda o cualquier otro tipo de reclamación judicial.

¿Hay que recabar el consentimiento de la parte contraria?

La pregunta –lo sé- parece de Perogrullo, pero no lo es tanto cuando la propia AEPD tuvo que entrar a darle una respuesta por escrito, si bien -más o menos- nos podemos imaginar cuál fue la respuesta final.

Si hubiera que recabar el consentimiento de la parte contraria para usar sus datos en una demanda contra él, el ejercicio del derecho a la tutela judicial efectiva sería irrealizable o de muy difícil realización, y bastaría con la negativa del contrario para paralizar el ejercicio de las acciones judiciales.

En el informe de la AEPD se indica que nos encontramos en un claro caso de colisión entre dos derechos fundamentales: artículo 18 (y en él, el derecho a la protección de datos) y artículo 24 (tutela judicial efectiva), ambos de la Constitución Española de 1978.

Comienza recordando la Agencia que la obtención del consentimiento tiene ciertas excepciones, como la del artículo 6.1, y que es precisamente la excepción “legal”: salvo que la Ley disponga otra cosa.

Igualmente se indica que el Derecho de protección de datos no es absoluto y tiene que ceder en ciertos casos, como ocurre en éste.

Con todo acierto, manifiesta la AEPD que:

Por todo ello, si bien ninguna disposición con rango de Ley establece expresamente la posibilidad del tratamiento por abogados y procuradores de los datos referidos al oponente de su cliente en el seno de un determinado proceso judicial, es evidente que dicha posibilidad trae causa directa de una norma de rango constitucional, reguladora además de uno de los derechos fundamentales y libertades públicas consagrados por la Constitución, y desarrollado por las leyes reguladoras de cada uno de los Órdenes Jurisdiccionales, en los preceptos referidos a la representación y defensa de las partes, por lo que existirá, desde el punto de vista de la Agencia, una habilitación legal para el tratamiento de los datos, que trae su cobertura del propio artículo 24 de la Constitución y sus normas de desarrollo.

Y en conclusión, la AEPD razona que el derecho a la protección de datos debe ceder en este supuesto ante el artículo 24, que prevalece. De esta forma se “autoriza” a letrados y procuradores para que puedan tratar los datos personales de la parte contraria sin necesidad de previo consentimiento de ésta.

Por fortuna para los que nos dedicamos a estos menesteres procesales.