Otra de las preguntas que me hacen con mucha
frecuencia es si los documentos en soporte papel tienen que guardase bajo
llave.
La respuesta nos la da el Reglamento de desarrollo de
la LOPD.
Así, como medida de seguridad de nivel básico se exige
que:
Artículo 107. Dispositivos de
almacenamiento.
Los dispositivos de almacenamiento de los documentos que contengan datos de
carácter personal deberán disponer de mecanismos que obstaculicen su apertura.
Cuando las características físicas de aquéllos no permitan adoptar esta medida,
el responsable del fichero o tratamiento adoptará medidas que impidan el acceso
de personas no autorizadas.
El artículo 108 añade que:
Mientras la documentación con datos de carácter personal no se encuentre archivada
en los dispositivos de almacenamiento establecidos en el artículo anterior, por
estar en proceso de revisión o tramitación, ya sea previo o posterior a su
archivo, la persona que se encuentre al cargo de la misma deberá custodiarla e
impedir en todo momento que pueda ser accedida por persona no autorizada.
Como medida ya de nivel alto, el artículo 111 establece lo siguiente:
Artículo 111.
Almacenamiento de la información.
1. Los armarios, archivadores u otros elementos en los que se almacenen los
ficheros no automatizados con datos de carácter personal deberán encontrarse en
áreas en las que el acceso esté protegido con puertas de acceso dotadas de
sistemas de apertura mediante llave u otro dispositivo equivalente. Dichas
áreas deberán permanecer cerradas cuando no sea preciso el acceso a los
documentos incluidos en el fichero.
2. Si, atendidas las características de los locales de que dispusiera el
responsable del fichero o tratamiento, no fuera posible cumplir lo establecido
en el apartado anterior, el responsable adoptará medidas alternativas que,
debidamente motivadas, se incluirán en el documento de seguridad.
En conclusión: Sí, los documentos deben estar bajo llave,
ya sea en archivadores, armarios u otros dispositivos con llave, en caso de
datos de nivel básico, o –además- en áreas que tengan puertas de acceso con
llave o equivalente para los datos de nivel alto.
Si no puedes adoptar estas medidas porque las
características del local u otras circunstancias lo impidieran, se tendrán que
adoptar medidas alternativas.
Por supuesto, el Reglamento, siempre misterioso, no
nos dice a qué medida alternativas se refiere.
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