Ficheros colegios profesionales

No sólo las empresas y profesionales tienen obligación de inscribir sus ficheros de datos de carácter personal ante el registro de la Agencia Española de Protección de Datos, sino que también la tienen los organismos públicos.

Especial referencia hace la propia Agencia a un organismo de naturaleza mixta como es el Colegio Profesional, ya que en el ejercicio de su actividad actúa unas veces como entidad privada y otras como órgano administrativo, y por tanto tiene ficheros de datos públicos y privados.

El registro de los datos públicos y de los privados, sigue procedimientos diferentes, por lo que es importante tener clara esta distinción.

Para los referidos colegios profesionales, éstas son las indicaciones que da la Agencia Española de Protección de Datos (se pueden leer directamente aquí: https://www.agpd.es/portalwebAGPD/canalresponsable/colegios_profesionales/index-ides-idphp.php): 

Es recomendable que se haga una clara distinción entre aquellos ficheros cuya única finalidad es la de llevar a cabo la gestión interna del colegio, que no implica el ejercicio de potestades jurídico-públicas, de aquellos ficheros que contienen los datos de carácter personal correspondientes a la incorporación de los colegiados al ejercicio de las funciones públicas de ordenación y control de la actividad profesional que dichas entidades tienen asignadas legal o estatutariamente, así como el ejercicio de la potestad sancionadora.

FICHEROS PÚBLICOS: Contienen los datos de carácter personal correspondientes a la incorporación de los colegiados y al ejercicio de las funciones públicas de ordenación y control de la actividad profesional que dichas entidades tienen asignadas legal o estatutariamente o que les sean encomendadas por las Administraciones Públicas competentes.

En cuanto a la declaración de los ficheros de titularidad pública, se informa que de conformidad con el artículo 20 de la LOPD, así como en el artículo 53.4 del Reglamento de desarrollo de la LOPD aprobado por el Real Decreto 1720/2007 de 21 de diciembre, BOE de 19 de enero de 2008, (RDLOPD), la creación, modificación o supresión de los ficheros de los que sean responsables las corporaciones de derecho público y que se encuentren relacionados con el ejercicio por aquéllas de potestades de derecho público deberá efectuarse a través de acuerdo de sus órganos de gobierno, debiendo ser igualmente objeto de publicación en el «Boletín Oficial del Estado» o diario oficial correspondiente. 

De conformidad con el artículo 54 del RDLOPD, la disposición reguladora deberá recoger la Identificación del fichero y su finalidad, el Origen de los datos y colectivos sobre los que se pretenda obtener datos o que resulten obligados a suministrarlos, Estructura básica del fichero y el sistema de tratamiento, en su caso las Comunicaciones de datos y/o transferencias internacionales previstas, el órgano de la Administración responsable del fichero, los servicios o unidades ante los que pueden ejercitarse los derechos, y el nivel de seguridad exigible según el Titulo VIII del RDLOPD.

En este mismo sentido, el artículo 55.1 del RDLOPD, establece que todo fichero de titularidad pública debe ser notificado a la Agencia Española de Protección de Datos, por el órgano competente de la Administración responsable del fichero para su inscripción en el Registro General de Protección de Datos, en el plazo de treinta días desde la publicación de su norma o acuerdo de creación en el diario oficial correspondiente.

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Por último, tras la entrada en vigor de la Ley 2/2007, de 15 de marzo, de sociedades profesionales (BOE nº 65 de 16/03/2007), se crea el fichero de titularidad pública de nombre “SOCIEDADES PROFESIONALES”, que será común para todos los Consejos Generales y Colegios Profesionales.

FICHEROS PRIVADOS: Son ficheros creados con la única finalidad de llevar a cabo la gestión interna del Colegio o Consejo o de adoptar mecanismos que faciliten el desempeño de la profesión colegiada cuando la adopción no implique el ejercicio de potestades administrativas ni lleve aparejada la existencia de un acto administrativo.

Dentro de los ficheros privados comunes a todos los colegios profesionales se podrían enumeran a modo de ejemplo: 

- relativos a la gestión de recursos humanos del personal que presta sus servicios en el colegio: “NOMINAS”, “PERSONAL”, “LABORAL”.

- relativos a la gestión contable del colegio: “FACTURACIÓN”, “CLIENTES”, “PROVEEDORES”, “CONTABILIDAD”, “SUMINISTROS”. 

El artículo 26 de la LOPD, y el art. 55.2 del RDLOPD, establece que los ficheros de datos de carácter personal de titularidad privada serán notificados a la Agencia Española de Protección de Datos por la persona o entidad que pretenda crearlos, con carácter previo a su creación. 

Por último, en el caso de que el Colegio Profesional elabore una lista de Colegiados, de conformidad con los artículos 3j) y 28 de la LOPD, y 7 c) del RDLOPD el tratamiento que se realice y el fichero que se cree, en su caso, para obtener los listados de los Colegios Profesionales, se encuadrará bajo el régimen de los ficheros y tratamientos de Titularidad Privada de conformidad con lo previsto en el Título IV Capítulo II Ficheros de Titularidad Privada, a excepción de los registros previstos en el artículo 5.2 de la Ley 44/2003, de Ordenación de Profesiones Sanitarias.